Modelo operacional de automação: vale a pena padronizar?

Muitas empresas se deparam com a dúvida na hora de expandirem suas investidas em automação: criar um modelo operacional de automação, ou não? Na teoria, a padronização de processos é sempre positiva porque significa que há um conjunto de procedimentos validado e aceito para atingir um resultado comercial. Ou seja, quando há um modelo a seguir, partimos do princípio de que, se ele foi aprovado como padrão, sempre trará bons resultados. Porém, devemos levar em consideração que em muitos cenários a padronização é cara e pode não ser a melhor opção.

O problema de focar primeiro na padronização é que você pode acabar ficando apenas com a consistência do processo, não liberando tempo para os associados envolvidos. Nesse caso, é melhor você ultrapassar a padronização para se concentrar em entregar o resultado comercial, como:

• Reduzir o tempo de espera do cliente
• Integrar um novo fornecedor
• Resolver problemas de folhas de pagamento
• Identificar uma transação fraudulenta

Mas, na maioria das vezes, só isso não basta. Para que as organizações alcancem os benefícios esperados de seus programas de automação, elas precisam de um modelo operacional de automação.

Benefícios do Modelo Operacional de Automação

O modelo operacional de automação fornece uma visão abrangente das decisões de gerenciamento do programa a serem tomadas, como funções e responsabilidades, governança e gerenciamento de infraestrutura.

A maioria das organizações progredirá por meio de quatro estágios em seu caminho para escalar a automação com sucesso. Conforme o programa de automação de uma empresa passa por esses estágios, o patrocinador executivo, as fontes do pipeline de automação e a justificativa de financiamento mudam. Como resultado, o escopo do modelo operacional de automação amadurecerá.

Considerações importantes antes de padronizar

O registro do processo de automação é a abordagem específica que sua organização adotará para descobrir e priorizar candidatos à automação. Para o seu programa de admissão do processo de automação, você deve considerar:

• Envolvimento comercial : com que amplitude em toda a organização você consegue obter ideias de automação?
• Priorização : qual sistema de classificação você usará para escolher um candidato a automação em vez de outros? Como cada oportunidade ajuda a atingir os objetivos de resultados de negócios de cima para baixo?
• Backlog : Quantas oportunidades de automação foram enviadas, mas não avaliadas?
• Taxa de transferência : Quanto tempo leva para uma ideia de automação enviada ser avaliada, desenvolvida e implantada?
• Churn : com que frequência as ideias de automação são avaliadas, mas, em última análise, não são avançadas para desenvolvimento?
• Automatizações selecionadas por CoE versus automatizadas por funcionários : Quantas oportunidades não têm classificação alta o suficiente em relação aos objetivos para serem priorizadas para automação pelo CoE? Como esses problemas de negócios serão resolvidos (ou seja, desenvolvimento do cidadão)?

Se a padronização dos processos de automação é algo plausível para a sua empresa, recomendamos o investimento. Possuir um modelo operacional ou um Centro de Excelência (CoE) são essenciais para garantir que os humanos sempre estejam à frente e que, dessa forma, as operações sejam muito mais simples, rápidas e proveitosas para todos.

Fonte: UiPath