O conservadorismo presente no setor educacional muitas vezes faz com que as tecnologias mais modernas, como a RPA, não recebam a confiança dos gestores para serem implementadas. Porém, percebemos uma demanda crescente desse setor para a aplicação da automação, ainda que de forma muito incipiente em nosso país. Por isso, decidimos listar e explicar as inúmeras possibilidades e benefícios que a RPA pode trazer para as Instituições Educacionais.
Se pararmos para analisar o cotidiano do setor educacional, veremos que este está repleto de tarefas tediosas como agendamento de reuniões, gerenciamento matrícula, planejamento de eventos, além de processos financeiros e de recrutamentos.
Tarefas do setor educacional que podem ser facilmente automatizadas
- Processo de inscrição, pré-seleção e inscrição em cursos: Critérios de elegibilidade do aluno, validação de informações e criação da pré-lista de candidatos.
- Gestão de atendimento: Gerenciar a presença, enviar notificações e relatórios automatizados para pais e alunos.
Operações de TI: Tarefas demoradas como redefinição de senha, desbloqueio de contas, reinicialização de sistemas, reinicialização de serviço, instalação de atualizações e monitoramento de alertas com automação. - Agendamento de reuniões, atualizações de horários, reservas: Notificar alunos e professores sobre reuniões, eventos e enviar atualizações
- Recursos humanos, administração, finanças: Processamento de folhas de pagamento, gerenciamento de fornecedores, integração-desligamento de funcionários, contas a pagar e receber.
- Chatbot: Ele pode ajudar a automatizar consultas gerais de alunos, funcionários e visitantes do site, como cronogramas e processos de admissão, informações sobre o curso. Com a PNL e a IA, o chatbot pode entender a linguagem natural, aprender com os dados anteriores e responder às perguntas como um ser humano.
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Benefícios do RPA na indústria da educação
Melhor gerenciamento
O RPA permite que as organizações obtenham governança aprimorada para gerenciar melhor as operações de negócios, pois requisitos específicos podem ser incorporados às regras de automação. Além disso, com a RPA podemos obter relatórios críticos em intervalos regulares para fins de auditoria e análise.
Baixa codificação e implementação da RPA facilitada
Muitas ferramentas RPA, como a UiPath por exemplo, possuem um template para a criação dos fluxos de automação de arrastar e soltar. Assim, é possível criação de fluxos de trabalho de automação sem ou de codificação mínima, facilitando a implementação da RPA.
Economia de custos
O RPA não apenas reduz os custos, mas também fornece maior valor agregado aos benefícios organizacionais e melhora a eficiência dos processos. Dessa forma, diversas métricas de saída são aprimoradas, refletindo resultados positivos.
Maior conformidade
O RPA remove a inconsistência de dados entre fontes distintas e registra todas as ações concluídas pelos robôs de software durante a automação. Assim, os funcionários conseguem reconhecer e gerenciar problemas de conformidade de forma proativa além de realizar análises internas regulares.
Como podemos perceber, há muito a ser feito no setor educacional. É importante destacar que o mais importante é reconhecer em sua instituição quais são os processos que são mais trabalhosos e desgastantes. Sem dúvida, alguma parte desses processos ou, todas as partes, poderá ser automatizada. Analisar, planejar e testar são também algumas ações que se deve manter sempre em mente ao aplicar a automação robótica de processos, independente da área.
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